E-mail oficjalny – jakie błędy popełniamy najczęściej?

Coraz częściej okazuje się, że pisanie oficjalnych e-maili wcale nie jest takie proste, jak mogłoby się wydawać. Posiadać trzeba bowiem fachową wiedzę w tym temacie oraz znać podstawowe zasady, które sprawiają, iż wysyłane wiadomości są kompetentne i pozbawione rażących błędów. Stosowanie prawidłowych form, jest nie tylko dobrze widziane, gdy prowadzi się własny biznes, ale zawsze, wtedy gdy wysyła się e-mail oficjalny, w jakiejkolwiek sprawie. Warto o tym pamiętać i nauczyć się kilku podstawowych reguł, ułatwiających pisanie.

Dlaczego odpowiednia forma wiadomości, jest tak istotna?

Wielu ludzi, pisząc e-mail oficjalny, traktuje go, jak zwyczajną wiadomość wysyłaną do znajomego z pracy. Tak jednak nie jest. Odpowiednia forma, poszczególne formy grzecznościowe oraz dobór słów ukazują przede wszystkim szacunek do swojego rozmówcy. Udowodnione jest także, iż bardzo często to właśnie odpowiednia forma e-maila i dobór słów decyduje o tym, czy dany biznes idzie naprzód. Wiele osób zwraca bowiem uwagę na istotne sformułowania i bardzo dobrze! Dzięki formie e-maila odczytać można nawet nastawienie do danej osoby.

Jakie błędy popełniane są najczęściej, podczas pisania oficjalnych e-maili?

Takich błędów jest naprawdę sporo. Warto przeanalizować najpowszechniejsze z nich, aby móc uniknąć ich w przyszłości i wzbogacić swoje słownictwo, a także formy oficjalnych pism oraz e-maili. Wśród takich błędów na pewno należy wskazać:

• Rozpoczynanie e-maila od słowa „witam”. Przyznać trzeba, iż to właśnie taka forma powitania jest jednym z najczęstszych błędów, który popełniany jest notorycznie! Dlaczego jest to forma, której za wszelką cenę należy unikać? Dla wielu osób rozpoczynanie e-maila od słowa „witam” sugeruje, iż odbiorca traktowany jest z góry. Od razu może to sprawić, iż cały biznes pójdzie nie tak, jak się tego spodziewało, ponieważ odbiorca poczuje się urażony i także nabierze dystansu do rozmówcy, albo całkowicie zakończy konwersację z nim.
• Temat wiadomości. Wiele osób nie wie, co tam wpisać i finalnie wpisuje hasła lub wyrażenia, które nie mają dużo wspólnego z treścią wiadomości, albo po prostu brzmią mało profesjonalnie. Kto chciałby współpracować z osobą, która nie potrafi nadać swojej wiadomości prawidłowej nazwy? E-mail oficjalny należy traktować, jak list oficjalny i dlatego należy odpowiednio go tytułować, aby uniknąć nieporozumień, a także jasno zaznaczyć, co znajduje się w treści wiadomości.
• Ton. Kolejna niezwykle istotna kwestia. Wiele osób, zwracając się do starszych odbiorców, mimo to zachowuje pretensjonalny, roszczeniowy ton, co naprawdę jest źle odbierane. Należy więc dobrze sprawdzić, kim jest odbiorca wiadomości i charakter wypowiedzi dopasować względem tego, ale oczywiście cały czas pamiętać, iż każdemu należy się szacunek, a oficjalna wiadomość dodatkowo musi być nasycona profesjonalizmem. Zwłaszcza jeśli dotyczy spraw służbowych.
• Formy grzecznościowe. Z tym także dużo osób ma prawdziwy problem. Warto pamiętać o tym, iż zwroty grzecznościowe zawsze pisze się dużą literą. To dlatego należy napisać Pan/Pani, zamiast pan, czy pani.

O czym jeszcze należy pamiętać?

Bardzo ważne jest także to, aby pod żadnym względem nie używać emotikonów. Są one wręcz niedopuszczalne w zawodowej, czy oficjalnej konwersacji. Wskazywać mogą one na to, iż nadawca jest osobą niepoważną, albo traktuje tak swojego odbiorcę. Wiadomości zawierające emotikony zawsze widziane są w złym tonie i nigdy nie wolno ich wysyłać. Jest to jedna z podstawowych zasad!

A więcej o pisaniu oficjalnej korespondencji przeczytasz na http://www.trinet.com.pl/napisac-oficjalnego-e-maila/.

Adres mailowy, dlaczego warto go zmienić?

Istnieją osoby, które, wysyłając oficjalne e-maile, nie zwracają w ogóle uwagi na to, z jakiego adresu e-mail je wysyłają. Warto założyć więc skrzynkę pocztową, której adres składać się będzie z imienia i nazwiska. Taki adres wskazuje na profesjonalizm, a także pomaga w łatwy sposób odszukać i skontaktować się z daną osobą, ponieważ wystarczy w wyszukiwarce wpisać jej imię oraz nazwisko i znaleźć wszelkie wiadomości.